Een leraar die een e-mail verstuurt vanuit zijn inbox [email protected] zonder handtekening, staat voor een concreet probleem: de ontvanger weet niet op welke school hij werkt, noch welke functie hij bekleedt. De academie van Aix-Marseille vraagt bovendien expliciet om de naam van de school aan de handtekening toe te voegen om de identificatie te vergemakkelijken. Het aanmaken van een professionele handtekening op de academische mail Aix-Marseille kost maar een paar minuten, maar verschillende technische details bepalen of deze leesbaar blijft op alle apparaten.
Consistente academische handtekening tussen webmail, smartphone en Thunderbird
De echte valkuil ontdekken we achteraf: de handtekening lijkt correct op de webmail RoundCube, maar vervormt op de telefoon of verdwijnt gedeeltelijk in Outlook. Deze afwijking komt doordat elke e-mailclient de opmaak anders interpreteert.
Op de academische webmail (RoundCube) wordt de handtekening aan de serverzijde opgeslagen. Wanneer je een IMAP-account op een smartphone of op Thunderbird configureert, gebruikt de lokale client zijn eigen handtekening, niet die van de webmail. Je komt dus met twee verschillende handtekeningen te zitten als je niet de voorzorg neemt om ze op beide plaatsen in te stellen.
Om deze inconsistentie te vermijden, kun je een eenvoudige aanpak hanteren: schrijf de handtekening in platte tekst (zonder HTML) en kopieer en plak deze identiek in elke applicatie. Platte tekst gaat overal mee, breekt nooit de opmaak en veroorzaakt geen weergaveproblemen op smalle schermen.
Sommigen geven de voorkeur aan een HTML-handtekening met een klikbare link naar de website van de instelling, maar platte tekst blijft de meest betrouwbare oplossing wanneer je meerdere apparaten gebruikt.
Voor degenen die de procedure stap voor stap willen verdiepen, kunnen we een handtekening op de academische mail Aix Marseille aanmaken door de gedetailleerde stappen in de webmail te volgen.
De handtekening configureren in RoundCube: menu Opties en tekstveld
De interface van de academische webmail Aix-Marseille is gebaseerd op RoundCube. De weg is rechttoe rechtaan: menu Opties, dan Lokale account. Je komt op een vrij tekstveld waar je je handtekening kunt schrijven.
Twee instellingen die je niet moet vergeten:
- Vink het vakje “Voeg de handtekening toe aan elk opgesteld bericht” aan, anders wordt de handtekening alleen handmatig toegevoegd, bericht voor bericht
- Klik op Voorkeuren opslaan na elke wijziging, inclusief een simpele wijziging van telefoonnummer
- Controleer de weergave door jezelf een testmail te sturen vanuit de webmail naar een persoonlijk adres, om te zien wat de ontvanger daadwerkelijk ontvangt
Het handtekeningveld in RoundCube accepteert HTML als de optie is ingeschakeld, maar op de academische mail is de platte tekstmodus vaak de standaard. Als je HTML in een tekstveld plakt, worden de tags in het e-mailbericht zichtbaar, wat resulteert in een onleesbaar resultaat.
Dezelfde handtekening reproduceren op een IMAP-client
Wanneer je het account ac-aix-marseille.fr toevoegt op Thunderbird, Mail (iOS) of de Gmail-app op Android via het IMAP-protocol, volgt de RoundCube-handtekening niet. Je moet deze opnieuw aanmaken in de instellingen van het lokale account van elke applicatie.
Op Thunderbird: Accountinstellingen, dan het veld “Handtekeningstekst” onder het adres. Op iOS: Instellingen, Mail, Handtekening, selecteer het academische account. Op Android met Gmail: Instellingen, selecteer het IMAP-account, Mobiele handtekening.
De mobiele handtekening is vaak beperkt in lengte. Op iOS accepteert deze meerdere regels, maar op sommige versies van Android via Gmail wordt de weergave afgekapt na vier of vijf regels. We houden dus een kort formaat aan voor de smartphone.
Strakke structuur van een academische handtekening conform de gebruiken
De academie benadrukt het strikt professionele gebruik van de mail. De handtekening moet deze eis weerspiegelen. We vermijden citaten, persoonlijke logo’s en geïntegreerde afbeeldingen (die het bericht verzwaren en spamfilters aan de ontvangerszijde kunnen activeren).
Een strakke en leesbare structuur ziet er als volgt uit:
- Voornaam en achternaam, op de eerste regel
- Functie (basisschoolleraar, gecertificeerd wiskundeleraar, CPE, administratief personeel)
- Volledige naam van de instelling en gemeente (bijv.: Collège Cézanne, Aix-en-Provence)
- Professioneel telefoonnummer indien relevant, nooit het persoonlijke nummer
Geen persoonlijk postadres of link naar een privé social media-account opnemen. De academische mail dient voor correspondentie met de rectoraten, partnerinstellingen en gezinnen. Alle niet-professionele informatie in de handtekening valt buiten het gebruiksdoel.
Bijzonder geval: handtekeningen met afbeelding of logo van de instelling
Sommige instellingen bieden een grafische banner of logo aan om te integreren. Als je deze wilt gebruiken, integreer je deze in HTML in RoundCube (wanneer de HTML-modus beschikbaar is) met een afbeeldingslabel dat naar een gehoste URL verwijst, niet als bijlage. Een afbeelding als bijlage verschijnt als een paperclip in de inbox van de ontvanger en verhoogt het gewicht van elke verzonden e-mail.
Op smartphones vervormt dit type HTML-handtekening met afbeelding bijna altijd. We raden aan om de handtekening met logo voor de webmail te reserveren en een tekstversie aan te houden voor mobiele verzendingen.
Veelvoorkomende fouten op de academische mail Aix-Marseille
Enkele situaties komen vaak voor. De eerste: de handtekening in RoundCube wijzigen zonder op Opslaan te klikken, en dan constateren dat er niets is veranderd. De tweede: een handtekening op Thunderbird configureren maar vergeten deze op de webmail aan te maken, waardoor de e-mails die vanuit de browser worden verzonden geen enkele identificatie hebben.
Een ander punt om op te letten: doorsturen naar een persoonlijk inbox is niet meer toegestaan op de academische mail, na beveiligingsincidenten. Als je een Gmail-doorstuurfunctie gebruikte om je e-mails te centraliseren, verving de Gmail-handtekening die van het academische account, wat een identificatieprobleem veroorzaakte. Deze praktijk is nu geblokkeerd, elke e-mail wordt nu verzonden met de handtekening die is ingesteld op het account ac-aix-marseille.fr.
De laatste nuttige reflex: lees je handtekening eens per jaar opnieuw, aan het begin van het schooljaar. Een verandering van instelling, functie of professioneel telefoonnummer maakt de handtekening verouderd, en je blijft tientallen e-mails verzenden met verouderde informatie zonder erover na te denken.