Ein Lehrer, der eine E-Mail von seinem Postfach [email protected] ohne Unterschrift sendet, steht vor einem konkreten Problem: Der Empfänger weiß nicht, an welcher Einrichtung er tätig ist und welche Funktion er hat. Die Akademie Aix-Marseille fordert zudem ausdrücklich, den Namen der Schule in die Unterschrift aufzunehmen, um die Identifizierung zu erleichtern. Eine professionelle Unterschrift in der akademischen E-Mail von Aix-Marseille zu erstellen, dauert nur wenige Minuten, aber mehrere technische Details bestimmen, ob sie auf allen Geräten lesbar bleibt.
Kohärente akademische Unterschrift zwischen Webmail, Smartphone und Thunderbird
Die echte Falle zeigt sich erst im Nachhinein: Die Unterschrift sieht im Webmail RoundCube korrekt aus, verformt sich jedoch auf dem Telefon oder verschwindet teilweise in Outlook. Diese Abweichung resultiert daraus, dass jeder E-Mail-Client das Format unterschiedlich interpretiert.
Im akademischen Webmail (RoundCube) wird die Unterschrift serverseitig gespeichert. Wenn man ein IMAP-Konto auf einem Smartphone oder in Thunderbird konfiguriert, verwendet der lokale Client seine eigene Unterschrift, nicht die des Webmails. Man hat also zwei unterschiedliche Unterschriften, wenn man nicht die Vorsicht walten lässt, sie an beiden Orten zu konfigurieren.
Um diese Inkohärenz zu vermeiden, kann man einen einfachen Ansatz wählen: die Unterschrift im Nur-Text-Format (ohne HTML) zu verfassen und sie identisch in jede Anwendung zu kopieren und einzufügen. Nur-Text funktioniert überall, bricht nie das Layout und verursacht keine Anzeigeprobleme auf schmalen Bildschirmen.
Einige bevorzugen eine HTML-Unterschrift mit einem klickbaren Link zur Website der Einrichtung, aber Nur-Text bleibt die zuverlässigste Lösung, wenn man mehrere Geräte verwendet.
Für diejenigen, die den Prozess Schritt für Schritt vertiefen möchten, kann man eine Unterschrift in der akademischen E-Mail Aix Marseille erstellen, indem man die im Webmail detailliert beschriebenen Schritte befolgt.
Die Unterschrift in RoundCube konfigurieren: Menü Optionen und Textfeld
Die Benutzeroberfläche des akademischen Webmails Aix-Marseille basiert auf RoundCube. Der Weg ist direkt: Menü Optionen, dann Lokales Konto. Man gelangt zu einem freien Textfeld, in dem man seine Unterschrift verfasst.
Zwei Einstellungen, die man nicht vergessen sollte:
- Das Kästchen “Unterschrift zu jeder verfassten Nachricht hinzufügen” ankreuzen, sonst wird die Unterschrift nur manuell, Nachricht für Nachricht eingefügt
- Nach jeder Änderung, einschließlich einer einfachen Änderung der Telefonnummer, auf “Einstellungen speichern” klicken
- Die Darstellung überprüfen, indem man sich eine Test-E-Mail vom Webmail an eine persönliche Adresse sendet, um zu sehen, was der Empfänger tatsächlich erhält
Das Unterschriftenfeld in RoundCube akzeptiert HTML, wenn die Option aktiviert ist, aber im akademischen Webmail ist der Nur-Text-Modus oft der Standard. Wenn man HTML in ein Textfeld einfügt, werden die Tags im E-Mail-Text sichtbar, was zu einem unleserlichen Ergebnis führt.
Die gleiche Unterschrift auf einem IMAP-Client reproduzieren
Wenn man das Konto ac-aix-marseille.fr in Thunderbird, Mail (iOS) oder der Gmail-App auf Android über das IMAP-Protokoll hinzufügt, folgt die RoundCube-Unterschrift nicht. Man muss sie in den Einstellungen des lokalen Kontos jeder Anwendung neu erstellen.
In Thunderbird: Kontoeinstellungen, dann das Feld “Unterschriftstext” unter der Adresse. In iOS: Einstellungen, Mail, Unterschrift, den akademischen Account auswählen. In Android mit Gmail: Einstellungen, den IMAP-Account auswählen, mobile Unterschrift.
Die mobile Unterschrift ist oft in der Länge begrenzt. In iOS akzeptiert sie mehrere Zeilen, aber in bestimmten Versionen von Android über Gmail wird die Darstellung jenseits von vier oder fünf Zeilen abgeschnitten. Daher sollte man ein kurzes Format für das Smartphone beibehalten.
Schlichte Struktur einer akademischen Unterschrift, die den Gepflogenheiten entspricht
Die Akademie besteht auf der strikt professionellen Nutzung der E-Mail. Die Unterschrift sollte diese Anforderung widerspiegeln. Man vermeidet Zitate, persönliche Logos und integrierte Bilder (die die Nachricht aufblähen und Spam-Filter auf der Empfängerseite auslösen können).
Eine schlichte und lesbare Struktur sieht folgendermaßen aus:
- Vorname und Nachname, in der ersten Zeile
- Funktion (Lehrer, zertifizierter Mathematiklehrer, CPE, Verwaltungspersonal)
- Vollständiger Name der Einrichtung und Gemeinde (z. B.: Collège Cézanne, Aix-en-Provence)
- Berufliche Telefonnummer, falls relevant, niemals die private Nummer
Keine private Postadresse oder Links zu privaten sozialen Netzwerken einfügen. Die akademische E-Mail dient dem Austausch mit den Rektoratsdiensten, den Partnerinstitutionen und den Familien. Alle nicht-professionellen Informationen in der Unterschrift fallen aus dem Nutzungskontext.
Besonderer Fall: Unterschriften mit Bild oder Logo der Einrichtung
Einige Einrichtungen stellen ein grafisches Banner oder ein Logo zur Verfügung, das integriert werden kann. Wenn man darauf besteht, es zu verwenden, integriert man es in HTML in RoundCube (wenn der HTML-Modus verfügbar ist) mit einem Bild-Tag, das auf eine gehostete URL verweist, nicht als Anhang. Ein Bild als Anhang wird im Postfach des Empfängers als Büroklammer angezeigt und erhöht das Gewicht jeder gesendeten E-Mail.
Auf Smartphones verformt sich diese Art von HTML-Unterschrift mit Bild fast systematisch. Es wird empfohlen, die Unterschrift mit Logo für das Webmail zu reservieren und eine Textversion für mobile Sendungen beizubehalten.
Häufige Fehler im akademischen E-Mail-System Aix-Marseille
Einige Situationen treten häufig auf. Die erste: Die Unterschrift in RoundCube ändern, ohne auf Speichern zu klicken, und dann feststellen, dass sich nichts geändert hat. Die zweite: Eine Unterschrift in Thunderbird konfigurieren, aber vergessen, sie im Webmail zu erstellen, was die E-Mails, die vom Browser gesendet werden, ohne jegliche Identifikation lässt.
Ein weiterer Punkt, den man beachten sollte: Weiterleitungen zu einem persönlichen Postfach sind im akademischen E-Mail-System nicht mehr erlaubt, nach Sicherheitsvorfällen. Wenn man eine Gmail-Weiterleitung verwendet hat, um seine E-Mails zu zentralisieren, hat die Gmail-Unterschrift die des akademischen Kontos ersetzt, was ein Identifikationsproblem darstellte. Da diese Praxis nun blockiert ist, wird jede E-Mail mit der im Konto ac-aix-marseille.fr konfigurierten Unterschrift versendet.
Der letzte nützliche Reflex: Die eigene Unterschrift einmal im Jahr zu überprüfen, zu Beginn des Schuljahres. Ein Wechsel der Einrichtung, der Funktion oder der beruflichen Telefonnummer macht die Unterschrift veraltet, und man sendet weiterhin Dutzende von E-Mails mit veralteten Informationen, ohne daran zu denken.